¿Cómo organizar un gran evento? Experiencia con el ExFest

Uno de los puntos en el que más hincapié se ha hecho en este blog es la necesidad de asistir a eventos de comunidad para hacerte crecer como desarrollador y tu marca personal, pero… ¿Cómo surgen los eventos? ¿Cómo son organizados?

Hoy en día tenemos comunidades para todo y de todos los colores, solo hace falta entrar en Meetup para ver la gran variedad de comunidades y el gran número de eventos que se hace a lo largo del año en España.

Esto queda reflejado en el números de Google Developer Groups españoles, que colocan a España entre los 3 primeros del mundo en cuanto a número de eventos y los 4 primeros en número de asistentes, superando a países como China.

Desde mi experiencia, en la comunidad nos encontramos dos tipos de evento:

Meetups o eventos de una tarde.

Estos eventos surgen de la manera más espontánea posible, desde una conversación con una cerveza con tus amigos hasta en el sofá de tu casa trasteando con el ordenador.

En España tenemos grandes profesionales en el sector de la tecnología, y si te mueves un poco por el mundo de los eventos de comunidad, conocerás a la gran mayoría de ellos. Y lo mejor de todo es que siempre están dispuestos a compartir su conocimiento con la comunidad.

Esta predisposición hace que si consigues un espacio donde realizar el evento, y sobre todo ganas de organizarlo, cruzando un par de correos con las personas indicadas, una buena promoción por redes sociales y tendrás asegurado un éxito seguro.

Eventos grandes o de fin de semana.

Con eventos grandes me refiero a eventos como los DevFests que organizan todos los Google Developers Groups, el Lambda World que Organizó 47Deg en Cádiz sobre programación funcional o el evento más reconocido en toda la península ibérica: Codemotion.

Este tipo de eventos, necesitan bastante más tiempo para la organización, ya que es necesario un desembolso económico mayor para la organización y esto… lleva bastante tiempo.

Yo por el momento solo tengo experiencia en la organización de un evento grande que celebramos por primera vez en Cáceres el pasado año y del que ya estamos preparando la segunda edición, ExFest Cáceres y será en esta experiencia en la que me basaré para escribir el resto del artículo.

Cómo se ha organizado el ExFest

En primer lugar y lo más importante, tener los pies en el suelo, todos queremos hacer el evento del siglo al que vengan dos mil personas, pero tienes que sopesar las condiciones que te rodean.

Y con esto me refiero a tu público objetivo, los asistentes que suelen venir a tus eventos y el presupuesto que tienes para sacarlo adelante, porque como he dicho antes en un evento de estas características se va mucha pasta.

Yo en este aspecto tuve la suerte de contar con los chicos de la fundación The Evnt, Javier Alonso y Joaquin Engelmo (Kini) que me bajaron de la nube y me hicieron ver que esto no es tan fácil como parece.

Buscando fecha y lugar

Un vez tienes los pies en el suelo y te has fijado un número de asistentes realista, debes fijar una fecha y encontrar un sitio que cumpla con todos los requisitos necesarios para llevar a cabo el evento.

No vale solo con que entren todos los asistentes, necesitamos también encontrar un sitio para dar comidas (entre o no con la entrada), zonas amplias para los Coffee Breaks y fomentar el networking, conexión Wi-Fi (el dilema de todo evento) y que todo se ajuste a tu presupuesto.

En nuestro caso, el primer evento fijamos el número de asistentes a 100 personas, y dado que nuestro presupuesto era bajo, la Escuela politécnica nos cedió el salón de actos, con un aforo de 120 personas y la cafetería abierta cubriendo de esta manera todas nuestras necesidades.

Poniendo precio a las entradas

Una vez asentadas las bases de nuestro evento, llega el turno de echar números para calcular el precio de la entrada y buscar sponsors para cubrir los gastos del evento.

En ExFest contabamos como gastos el viaje, alojamiento y comida de los speakers, el welcome pack de los asistentes, en el que incluimos camiseta y algunas cositas más en función del presupuesto final, y por último las comidas y coffee breaks de los asistentes, speakers y organizadores del evento.

Además destinamos parte del presupuesto en comprar regalos para el final de evento y así fomentar el networking y crear comunidad con unas pulseras descuento para que todos fuéramos a un lugar juntos tras el evento. De todo esto sacamos un presupuesto que teníamos que cubrir con las entradas de los asistentes y los sponsors del evento.

¿De dónde sale el presupuesto?

Las entradas de los asistentes.

Desde mi experiencia, aunque consigas cubrir todos los gastos con los sponsors, pon un precio mínimo de entrada, ¡pero nunca la des gratis!. Si das una entrada gratis para un evento grande, estas restando valor al evento.

Y, aunque se vendan rápido, el día del evento faltarán muchos asistentes que se dejaron llevar por el ¡ES GRATIS! y que quitaron su entrada a personas que querían venir de verdad.

Yo considero que se debe pedir un precio de entrada lo suficientemente barato como para que la gente pueda asistir pero lo suficientemente caro para que no la compren y luego no vayan. Esta frase la aprendí de Jorge Galindo, y tiene toda la razón.

El año pasado cubrimos casi todos los gastos con sponsors pero pusimos una entrada de 15€ que nos ayudó a subir la calidad del evento y ver que la gente no se quedaba en casa.

Sponsors y aliados.

Si eres muy novato, como nos pasaba el año pasado, búscate un aliado con experiencia que te guíe y asesore.

Nosotros nos apoyamos en The Evnt. tanto Javier Alonso como Kini, llevan ya años organizando eventos, y muchos de los consejos que nos dieron nos salvaron en más de una ocasión.

Por otro lado, nosotros no teníamos posibilidad de facturar y en ellos encontramos el aliado perfecto para todo el soporte legal del evento.

En relación a los sponsors o colaboradores, en la mayoría de eventos grandes se hacen paquetes de esponsorización para empresas. Nosotros nos saltamos esa regla y fuimos llamando puerta por puerta a empresas extremeñas y entidades públicas e intentábamos llegar a un acuerdo con ellos.

Pensad que cualquier empresa por pequeña que sea la aportación, quiere ayudar a hacer un evento de comunidad y creo que toda ayuda es bien recibida.

Esto quizás es más complicado si tu evento tiene un prestigio como es el caso de Codemotion ya que te vendrán muchas propuestas de esponsorización y necesitas tener un filtrado. Nosotros somos aún un evento que puede manejarse de esta forma que tan bien nos funciona. El pasado año conseguimos los sponsors necesarios para cubrir casi todos los gastos básicos del evento y este año está funcionando incluso mejor.

Recapitulemos: tenemos ya el sitio, el número de asistentes, la fecha, el precio de las entradas, speakers y los sponsors y aliados. Ahora nos toca empezar con la web y la promoción del evento.

Speakers

Una vez tenemos un presupuesto estimado, comienza la caza de los speakers. Antes debemos determinar el tema o los temas a tratar en el evento, en el caso del ExFest estos son Mobile, Web y Cloud.

Cuando ya tienes el tema cerrado, tienes dos opciones.

• Sacar un Call for Papers y distribuirlo por las comunidades más importantes de desarrolladores especializados en los temas elegidos.
• Ser tú el que busque a los ponentes basándote en tu experiencia en sus charlas o en recomendaciones de gente que conozcas con tu mismo criterio.

Una vez confirmas fecha con ellos, ya no hay vuelta atrás. Recuerda que estás haciendo que los speakers reserven una fecha para tu evento y que se organicen su trabajo y vida para poder estar allí ese día.

Promoción del evento

La mejor forma de promocionar un evento es con una web donde mostremos todo lo que ofrece nuestro evento de forma clara y concisa: fecha, speakers con su información personal y charla, entradas con la descripción detallada de lo que incluye, sponsors y colaboradores.

Incluye en ella todo detalle que consideres importante para dejar claro a tus asistentes de que estas organizando el evento del año y que no se lo pueden perder por nada del mundo.

• Promociona la web del evento por tus redes sociales e intenta que se haga difusión de la misma por medios digitales frecuentados por tu target de asistentes.
• Haz campañas de Mailchimp con los asistentes a eventos anteriores, recuerda que la gente que asiste a tus eventos está interesada en tu comunidad y en formar parte de ella. Hazles participes informándoles de tus eventos de esta forma.
• Habla con universidades para que lo promocionen por sus redes sociales
• Manda notas de prensa a los gabinetes de comunicación

Haz que tu evento llegue a todo el mundo, una buena promoción es la clave del éxito de tu evento.

Comienza la venta de entradas.

Con la promoción, debes comenzar con tu venta de entradas. El año pasado nosotros optamos por sacar un único tipo de entrada y no hacerlo de forma escalonada. Este año, sacaremos las entradas escalonadas en tres tiempos, premiando a las personas que más ganas de evento tienen:

• Super EarlyBird: solo para los más rápidos a un precio de 10€
• EarlyBird: para los que están atentos pero se les escaparon las primeras a 15€
• Las entradas normales, a 20€.

La venta de entradas marcará si has hecho un buen trabajo estimando el número de asistentes potenciales. Ahora tan solo queda esperar, porque recuerda que la gente siempre suele esperar a las últimas semanas.

Ahora solo te queda seguir promocionando el evento. En función de la velocidad en que se venden las entradas, tendrás que dar más o menos dinamismo a la promoción haciendo que la gente interactúe y vea todo el trabajo que lleva organizar un evento.

Tan solo queda esperar a vender todas las entradas y disfrutar de tu evento.

Durante el evento.

Lo más duro ya ha pasado. Cuando da comienzo el evento, dejas meses de organización y toca ver como todo da sus frutos, estando pendiente de todos los detalles para que la cosa funcione como esperabas.

Pero no habrá problemas si los meses anteriores se ha hecho un buen trabajo… todo será perfecto y solo quedará disfrutar y retransmitirlo todo por redes sociales para dejar constancia de cómo está yendo.

Conclusión

Esto es una pequeña conclusión del primer evento grande que sacamos adelante en GDG Cáceres. El feedback recibido fue increíblemente bueno y por eso ahora estamos cerrando la segunda edición.

Ahora mismo nos encontramos en la fase de cerrar speakers y acabar de conseguir los sponsors, por lo que si seguimos el transcurso de esta experiencia, pronto empezará la venta de entradas.

Este año duplicamos el aforo y sacaremos unas 250 entradas a la venta, y en la web oficial del evento puedes ir viendo los ponentes que vamos confirmando y que hablarán los próximos 4 y 5 de junio en Cáceres.

Organizar un evento no es un camino para nada fácil. He estado en la piel de asistente y en la del organizador y creo que cuando uno se da cuenta de lo costoso de organizar un evento, comienzas a valorar más los eventos a los que asistes.

Podemos estar orgullosos en España de nuestras comunidades y de los eventos que se organizan pese a las dificultades.

Espero que esta pequeña experiencia despierte vuestro interés de comenzar a organizar vuestros propios eventos, ya que una vez que dejas de ser quien espera a que las cosas ocurran por sí mismas y te conviertes en el que las hace, comienzas a vivir la comunidad de otra manera.